Unit Organisasi Kearsipan

Gambar

Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, maka pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdir idari :

  1. Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara,dan
  2. Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah
  • Unit – unit kearsipan pada lembaga – lembaga Negara

Di dalam unit kearsipan pada lembaga Negara terdapa arsip nasional pusat. Arsip nasional pusat merupakan arsip nasional yang digunakan sebagai inti organisasi daripada lembaga kearsipan nasional, arsip nasional ini terdapat  di ibu kota Republik Indonesia.

  • Unit – unit kearsipan badan – badan pemerintahan pusat dan daerah

Setiap daerah / kota memiliki arsip sendiri sebagai data – data pengumpulan kegiatan yang ada ditiap daerah / kota tersebut yang biasanya disebut sebagai arsip nasional daerah. Arsip nasional daerah merupakan arsip nasional yang terdapat di daerah – daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1.

Arsip nasional ini terdapat ditiap – tiap ibukota daerah tingkat 1.

Dalam organisasi kearsipan pemerintah terdapat perbedaan asasi yang ditentukan dalam fungsi arsip tersebut diatas yaitu :

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip aparatur pemerintahan atau negara yang berbeda dalam lingkungan pemerintahan secara fungsional masih actual dan berlaku tetapi menuju kearah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan nilai.

2. Arsip Statis / Abadi

Arsip statis dibentuk oleh organisasi kearsipan yang diberintikan arsip nasional republik Indonesia sebagai pusat penyimpanan dan bukti pertanggungjawaban.

Namun saat ini, ketentuan yang telah ditetapkan dalam suatu system kearsipan tidak hanya mencakup lembaga Negara saja, melainkan mencakup lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan yang telah disetujuinya Rancangan Undang – Undang Kearsipan dan telah disahkan menjadi Undang – Undang. Oleh karena itu sistem kearsipan tidak harus selalu identik dengan bidang kepemerintahan ,karena setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip, dan secara tidak langsung sebuah instansi / organisasi yang berjalan akan terbentuk dengan sendirinya unit – unit pengolah dan unit – unit kearsipan. Kedua unit tersebut saling berkesinambungan, jadi harus dijalankan dan diwujudkan dengan baik sehingga organisasi dalam manajemen kearsipan tersebut dapat efektif dan efisien.

Pegawai kearsipan merupakan sebuah unit pengolah dari organisasi kearsipan. Pegawai yang mempunyai tujuan bersama dalam melakukan kegiatan pengarsipan agar menjadi pengelolaan  arsip yang baik, sistematis, dan prosedural. Namun ada beberapa factor sebagai penentu jumlah pegawai yang dibutuhkan, yaitu :

  • Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan,
  • Azas penyimpanan arsip yang di pergunakan (sentralisasi, desentralisasi atau azas campuran)

Maka semakin besar suatu badan usaha semakin komplekkegiatan yang dilakukan dan cenderung semakin banyak jumlah pegawai.

Adapun formasi yang diperlukan dalam administrasi kearsipan antara lain :

  • Agendaris

Setiap pegawai yang bertugas mencatat dan membukukan surat dilakukan suatu buku atau kartu tergantung pada pola kearsipan yang digunakan .

Contohnya :

Pada bagian administrasi di rumah sakit, pegawai yang bertugas akan mendata pasien tersebut apakah sudah pernah berobat ataukah belum. Jika belum, petugas akan membuatkan kartu berobat dan mendatanya. Maka pasien tersebut telah terdaftar dan petugas telah memiliki data dirinya. Data diri tersebut berupa kartu yang nantinya akan diberikan pada pasien dan satunya disimpan oleh petugas arsip yang nantinya akan diarsipkan.

  • Ekspeditor

Pegawai kearsipan yang mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim .

Contohnya :

Ekspeditur pada kantor pos memilah dan mengumpulkan antara surat kilat atau surat yang biasa (yang dikirim max. 10 hari) , lalu memberikannya pada kurir untuk segera diantarkannya lebih dahulu surat yang kilat daripada surat biasa.

  • Kurir

Pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan dan mengantarkan surat-surat sesuai dengan alamat surat seperti yang telah diatur oleh ekspeditor.

Kurir dibagi menjadi 2 yaitu :

  1. Kurir intern : kurir yang bertugas mengantarkan surat-surat didalam lingkungan kantor itu sendiri.
  2. Kurir ektern : kurir yang bertugas mengantarkan surat-surat diluar kantor baik diantar langsung maupun melalui jasa pengiriman.
  • Petugas Pengganda

Penggandaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan atau ketatausahaan untuk memperbanyak sesuatu warkat atau arsip sesuai dengan yang diperlukan, yang melakukan penggandaan ini disebut sebagai petugas pengganda.

Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi jika ada suatu arsip yang hilang dan masih punya cadangan arsip yang telah digandakan itu.

Untuk melaksanakan tugas penguasaan kearsipan, dalam unit – unit kearsipan ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu :

  • SENTRALISASI

Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi. Petugas administrasi tiap unit lebih ringan tugasnya karena dia tidak perlu membuang waktu untuk mengelola arsipnya, karena semua surat – surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip.

– Keuntungan  Sentralisai :

  1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat,
  2. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,
  3. Tidak ada duplikasi arsip,
  4. Penggolongan arsip lebih sederhana.

– Kerugian Sentralisasi :

  1. Sistem ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi kecil saja,
  2. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan secara seragam,
  3. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip tersebut.
  • DESENTRALISASI

Desentralisasi adalah pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relative besar.

–  Keuntungan Desentralisasi :

  1. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing – masing
  2. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi,
  3. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal baik.

–  Kerugian Desentralisasi :

  1. Dapat menimbulakan duplikasi arsip karena penyimpanannya tersebar diberbagai lokasi,
  2. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian sukar dijalankan.

Kedua asas pengorganisasian arsip ini memiliki masing – masing kekurangan dan kelebihan. Maka seharusnya kedua asas ini digabung, guna menghindari kelemahan disetiap asasnya dan dapat menghasilkan suatu sistem baru (gabungan dari asas Desentralisasi dan asas Sentralisasi) yang lebih efektif dan efisien.

 

KESIMPULAN

Pengelolaan kearsipan tidak identik dengan lembaga kepemerintahan, namun didalam sebuah organisasi yang bergerak dalam bidang apapun dan yang masih berjalan juga melakukan sistem pengorganisasian kearsipan. Oleh karena itu unit – unit pengolah dan unit – unit kearsipan akan terlahir secara alamiah didalam sebuah organisasi kearsipan itu sendiri dan kedua unit tersebut harus berjalan dengan baik agar terlahir organisasi kearsipan yang efektif dan efisien. Di dalam unit pengolah kearsipan terdapat pegawai – pegawai kearsipan yang mempunyai tugas masing – masing dan pegawai – pegawai tersebut harus menjalankan tugasnya secara professional, tidak adanya penggelembungan tugas dan harus menerapkan suat usistem yang modern dimana pekerjaan lain tidak boleh dikerjakan yang tidak sesuai dengan pembagian jenis pekerjaannya. Hal ini untuk mencegah kerancuan dalam sebuah system kearsipan.

 

Sumber :

Wursanto. 1995. Kearsipan 2. Cetakan ke-2.Yogyakarta :Kanisius

http://www.kabarbisnis.com/read/285968

http://arsip.grobogan.go.id/artikel/57-sistem-kearsipan-di-indonesia.html

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s